Energiereus gebruikt Jira Software voor inzicht in meteradministratie

Boetes vermijden en besparen op kostbare manuren. Wie wil dat nou niet? Een van Nederlands energiereuzen besloot een jaar geleden hulp in te schakelen om zijn administratie rondom te plaatsen energiemeters op orde te brengen. Waar deze administratie voorheen op verschillende manieren, door verschillende verantwoordelijken en op verschillende plaatsen werd vastgelegd, heeft nu elke betrokkene toegang tot een digitaal platform waarin de hele workflow eenvoudig kan worden geregistreerd en ingezien.

DK Management, een onderneming gespecialiseerd in project- en interimmanagement, was door het energiebedrijf aangesteld als projectleider. DK Management schakelde ons vervolgens in voor de technische invulling. Aan TMC ALM de taak om alle werkzaamheden met betrekking tot de meters inzichtelijk te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan beeldmateriaal van de geplaatste meters, aan servicecontracten, storingsmeldingen en (her-)certificeringen. Directe aanleiding voor dit traject is de wettelijke verplichting die elke Nederlandse energiemaatschappij heeft om dit alles te kunnen overleggen. Voldoen ze hier niet aan, dan riskeren ze een boete die behoorlijk kan oplopen. Een correcte en inzichtelijke administratie bespaart dus niet alleen kostbare manuren, maar ook veel geld.

Waarom Jira Software toch de juiste keuze bleek

Arie de Klerck van DK Management had samen met zijn opdrachtgever een shortlist gemaakt van vijf softwareproducten die in aanmerking kwamen voor dit project. Een groot ERP-systeem zou een overkill zijn voor hetgeen hier gevraagd werd. Liever wilden ze een eenvoudig te implementeren – en te configureren tool die goed zou aansluiten op de producten die binnen de organisatie al gebruikt werden. Jira Software voldeed hieraan, waardoor uiteindelijk voor dit product werd gekozen. Jira Software lijkt op het eerste gezicht geen perfect match. Dit aangezien Jira Software in de meeste gevallen wordt gebruikt binnen een software ontwikkel omgeving en/of als hulpmiddel voor een agile manier van werken waarbij je alle issues binnen een project eenvoudig bijhoudt en beheert. Het customizen van Jira, zodanig dat de energiemaatschappij de complete workflow inzichtelijk heeft, was voor TMC ALM een mooie uitdaging.

Agile manier van werken

We hebben uiteindelijk gekozen voor de koppeling met een ‘shared data laag’ die ervoor zorgt dat alle in gebruik zijnde applicaties (waaronder Salesforce, Power BI en een webportal) optimaal worden benut. Daardoor is de administratie sterk vereenvoudigd en wordt deze centraal opgeslagen. Bovendien behoudt de energiemaatschappij het overzicht en de controle en bepaalt welke aannemer de opdracht krijgt. Deze aannemer ziet in het systeem enkel en alleen zijn eigen werk, dus niet dat van mogelijke mede aannemers. Ook de uiteindelijke monteur of onderaannemer heeft alleen zicht op zijn eigen werkzaamheden. Allemaal eisen die de nodige technische aanpassingen met zich meebrachten, maar die uiteindelijk zijn doorgevoerd zodat het concept inmiddels door meer dan vijftig werknemers wordt gebruikt. De kennis die TMC ALM in huis heeft op het gebied van Atlassian tooling én agile werken bleek hierin erg waardevol. 

Brede acceptatie

In de zomer van 2019 is het project opgeleverd. Het systeem werkt naar volle tevredenheid en wordt breed geaccepteerd binnen de organisatie. Terugkijkend op deze opdracht is de samenwerking met verschillende disciplines als mooiste component ervaren. TMC ALM zat aan tafel met Scrum Masters, Agile Coaches en aannemers. Ook gingen ze gesprekken aan met werknemers die voorheen de meters plaatsten en die nu moesten verwoorden waar precies hun behoefte lag. De diversiteit van de groep was heel waardevol en de open communicatie heeft uiteindelijk tot de brede acceptatie geleid. Geen enkel project is gelijk, maar dit project heeft door zijn unieke toepassingen ons nieuwe inzichten gegeven. De opgedane kennis mocht TMC ALM weer overbrengen op de mensen die uiteindelijk met Jira Software aan de slag gingen én op onze collega’s, die deze weer kunnen gebruiken voor opdrachten van andere klanten.

Ben je benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen of heb je interesse om het Atlassian team van TMC ALM te versterken? Neem dan gerust contact met ons op.

Bert van Dijk
Jira Consultant

Projectleider Arie de Klerck van DK Management: “De samenwerking met TMC verliep vanaf het allereerste moment soepel. Het team is zeer flexibel en meedenkend. Bert is niet alleen technisch, maar ook communicatief erg vaardig. Hij is uiterst vakvolwassen en denkt out of the box. Dat de acceptatie van het nieuwe systeem binnen de energiemaatschappij zo groot is, zegt denk ik genoeg over het werk dat TMC heeft geleverd.”